Як підписувати робочі файли, щоб не втрачати нервові клітини?
5 дієвих способів як зберегти час на пошуки того самого файлу.
Student_Rostik_Laba

Завжди хтось зі студентів умудряється втратити робочий файл з проєктом, або файл псується через виліт програми, або ще якісь катастрофи відбуваються. Тож ділимося коротким гайдом як можна підійти до цього питання без зайвого болю.

Ми виділили 5 основних принципів роботи з файлами, які допомагають не втрачати робочі файли та запобігають появі сивого волосся.

1. Всі файли зберігайте в хмарному сховищі!

Насправді неважливо який саме сервіс Ви будете використовувати. Головне, щоб у нього були додатки для desktop і він міг автоматично синхронізувати файли. Існує безліч видів хмарних сервісів, але один з найпрогресивніших — це Dropbox. Так само дуже хороший — Google One (він же Drive) і iCloud, їх можна використовувати як транзитні контейнери.
У Dropbox можна зберігати всі робочі та особисті файли. У нього є крута фіча: коли ти бачиш всі папки та файли у себе в Finder, але вони не займають місце на диску. Це особливо актуально, коли у тебе в ноутбуці тільки 500 GB SSD пам'яті. Називається вона Smart Sync і доступна у всіх платних пакетах.

Потрібні папки завжди можна довантажити офлайн до себе на диск і працювати з файлами, які зразу синхронізуються з хмарою. Це дозволить Вам не переживати з приводу резервного копіювання або того, що якийсь файл заглючить і зникне. Dropbox зберігає попередні версії файлів 180 днів, якщо взяти Professional план.

2. Тримайте порядок в робочих і особистих папках

В Dropbox на першому рівні папок є розподіл по бізнес-проєктах, наприклад:
???? CURSOR це папка робоча.
???? Eduardme це папка, де лежить все, що стосується персонального бренду та особистих проєктів.
???? Education все, що стосується навчальних проєктів.
???? PersonalStuff — квитки, фото з поїздок, скріншоти та інше.

Давайте детальніше розглянемо папку CURSOR, тому що саме там зберігаються всі робочі файли. Що всередині:
???? Bureau — папка, яка містить файли, що стосуються внутрішньої організації (договори, рахунки та інше).
???? Marketing — містить всі матеріали, що стосуються айдентики, реклами та просування.
???? Catalog — папка, в якій зберігаються всі корисні матеріали накопичені за всі роки існування школи: шрифти, навчальні курси, книги, стокові матеріали і т.д.
???? Projects — папка з файлами проєктів за всі роки існування школи.

Всередині папки Projects лежать папки з розбивкою по роках (папка 2015 року, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020) і папка Self_Projects, в якій знаходяться внутрішні проєкти запусків курсів.
Всередині папки з роком знаходяться папки проєктів. Їх радимо називати за наступним шаблоном: Рік_номер по порядку_Назва або ім'я клієнта, якщо немає назви (Тип послуги). Наприклад: 2020_Abstract (BR). А всередині папки проєкту наступна структура:
???? 01_Incoming - всі вхідні файли від клієнта (бриф, листування, записи зустрічей).
???? 02_Research - все, що може стати в пригоді на проєкті (референси, стоки, шрифти, конкуренти).
???? 03_Development - всі вихідні та робочі файли по проєкту (всі AI, PSD, INDD, AE та інші). Всередині неї йде розбивка папок по етапах процесу дизайну.
???? 04_Files - фінальні файли для відправки клієнту.

Підтримувати порядок також допомагає правило «Якщо файл лежить не в папці, то це непотрібний файл». Якщо він важливий, то було б добре знайти йому домівку або видалити.

3. Давайте файлам зрозумілі назви

Робочі файли варто називати зрозумілими словами. Наприклад, за назвою проєкту, за назвою частини проєкту або за назвою завдання. В кінці назви файлу завжди повинна бути дата у зворотному порядку, розділена рискою (рік-місяць-день). Наприклад: HelloWorld_Logotype_Presentation_2019–03–05.pdf або ACB_Identity_Concept_2020–05–27.ai.

Дата пишеться у зворотному порядку, для того, щоб файли сортувалися в правильній послідовності від більш ранніх до пізніших. А якщо писати спочатку день-місяць-рік, то Вам вибиватиме всі файли, за 7 число всіх місяців, потім за 8 число і т.д. Виходить каша.

4. Працюйте з файлами прямо в Dropbox, а не з копіями у Вас на диску

Деякі дизайнери не встановлюють собі додаток на комп'ютер, а скачують файли через браузер, щоб потім так само завантажити їх нові версії. Не варто так робити.

Зручність і перевага Dropbox'а якраз в тому, що Ви взагалі можете не думати про нього, а просто працювати як зазвичай з файлами. Просто всі ці файли і папки лежать у Вас не в корені, а в папці Dropbox. Це дозволить уникнути плутанини копій і засмічення Вашого жорсткого диска копіями однакових файлів. А також всі учасники команди завжди матимуть доступ до останніх версій файлів. Це супер зручно, коли Ви в будь-який момент можете відправити клієнтові посилання на файл з телефону.

5. Закінчив готувати → поприбирай на кухні

Це про видалення резервних копій та чорнових початкових файлів. Коли Ви здаєте проєкт клієнту, то не забувайте поставити галочку «Тільки онлайн» в пункті Smart Sync. Тоді проєкт залишається в хмарі, але вивантажується з жорсткого диска і не займає місце.

До речі, попри те що Dropbox зберігає історію файлів 180 днів, все одно кожного разу, коли Ви будете вносити зміни в файл, варто зберігати його як новий з поточною датою. Для цих файлів всередині папки з робочими файлами можете зробити окрему папку OLD, де лежатимуть попередні версії. Ці файли потім можуть не раз Вам пригодитись.
Сподобалась стаття? Оціни її!
Отримуйте корисну інформацію першими!

Отримуйте корисну інформацію першими!
Сподобалась стаття? Підписуйтесь та отримуйте корисну інформацію першими!
Ми гарантуємо кожному нашому читачу відсутність спаму, нав'язливої реклами та вторинної інформації.